Vyberte si jeden způsob třídění, například podle odesílatele, a začněte malou částí zásoby. Popisky pište na obaly, nejisté údaje označte a osobní korespondenci oddělte od toho, co chcete ukazovat návštěvám.
V jedné krabici se potkává pozdrav od moře, dopis od dědy i obálka s adresou bytu, ve kterém jste už dávno nebydleli. Každá věc má vlastní příběh. Třídění nemusí znamenat, že si dnes rozhodnete, co všechno vyhodit. Nejprve si vytvořte přehled, ve kterém zase něco najdete.
Začněte jednou hrstí, ne celou podlahou
Připravte si čistý stůl a vyndejte přibližně tolik papírů, kolik za jednu krátkou chvíli prohlédnete. Zbytek nechte v krabici. Až budete potřebovat skončit, nebude před vámi rozložený celý rodinný archiv bez jasného návratu na místo.
Vedle si položte papír na poznámky. Vytvořte tři pracovní skupiny: poznávám, potřebuji doplnit a soukromé. Zatím nic nemusíte číslovat. Smyslem prvního průchodu je zjistit, co vlastně držíte v ruce.
Vyberte jednu hlavní otázku
Chcete nejčastěji hledat dopisy od konkrétního člověka, nebo vzpomínky na jednotlivá období? Podle odpovědi zvolte první úroveň třídění. Kombinace mnoha pravidel bývá nepraktická: jeden pohled může současně patřit k dovolené, roku i odesílateli.
Zkuste jednoduchý návrh: hlavní skupiny podle lidí a uvnitř přibližné časové pořadí. U cestovatelské sbírky může lépe fungovat místo. Není potřeba najít jediné správné řešení. Důležité je, abyste jeho logiku dokázali vysvětlit jednou větou.
Obálku neposuzujte jako zbytečný obal
Než oddělíte dopis od obálky, prohlédněte si oba. Mohou spolu dávat smysl díky adrese, poznámce nebo datu. Pokud je dočasně přesouváte, poznamenejte si jejich souvislost na pracovní list. Neodvozujte přesný rok jen z toho, jak papír vypadá.
U nejistého zařazení použijte otazník. „Od tety, patrně kolem roku 2000“ je poctivější záznam než rozhodné datum bez opory. Když se později zeptáte rodiny, můžete popisek upravit. První pořádek nemusí současně vyřešit každou záhadu.
Popisujte skupiny, ne každý centimetr
Na vnější obal napište stručný název a případně časové období. Podrobný seznam má smysl až tam, kde vám opravdu pomůže. Pro malou skupinu pohlednic od jednoho člověka může stačit jediná kartička s kontextem.
- Kdo psal a komu byla korespondence určená?
- Jaké období skupina přibližně pokrývá?
- Co je zatím nejisté?
- Patří k ní ještě jiná obálka nebo fotografie?
Myslete i na soukromí
Rodinný dopis není automaticky materiál na společné prohlížení ani zveřejnění. Osobní zprávy si dejte do samostatné označené části. Pokud chcete někomu ukázat konkrétní vzpomínku, vyberte právě ji; není nutné předávat celou krabici.
Při vytváření pracovních kopií si rozhodněte, kde budou uložené a komu je chcete zpřístupnit. Tento malý krok pomůže udržet rozdíl mezi rodinným archivem a výběrem určeným pro album nebo deník.
Vyhraďte krabici stálé místo
NEDCC doporučuje pro rodinné papírové sbírky stabilní prostředí, omezené světlo a ochranu před teplem a vlhkem. Vyberte proto vhodné místo v bytě; půda nebo vlhký sklep by neměly být automatickou odkládací volbou.
Při pořizování obalů se zajímejte o jejich určení pro uchovávání papírových materiálů. Historické, křehké nebo poškozené kusy nezkoušejte doma opravovat jen kvůli hezčímu vzhledu. Tady jde o přehledné roztřídění, nikoli restaurátorský zásah.
Ukončete práci poznámkou pro příště
Napište, kterou část jste prošli a čím chcete pokračovat. Například „hotové pohlednice od prarodičů, zbývá zjistit dvě místa“. Příští třídění pak začne konkrétním krokem místo dalšího vysypání celé krabice.
Jednu kopii pohlednice a její příběh můžete využít i při tvoření osobního deníku:
Pokud si chcete podobné malé projekty rozdělit do kalendáře, pomůže přemýšlet o diáři podle jeho skutečného používání: